Sie „basteln“ die Einsatzpläne für Ihre Auszubildenden jedes Jahr aufs Neue mit Excel? Doppeleinteilungen, Kapazitäten der Abteilungen sowie Berufsschulzeiten sind dabei Ihre größten Herausforderungen?
Um den Überblick zu behalten, tragen Sie alle Termine zusätzlich in Outlook ein und legen sich jede Menge Wiedervorlagen an?
Die Berichtshefte werden ausgedruckt und bei Ihnen zur Korrektur abgegeben, sodass sich die Ordner auf Ihrem Schreibtisch stapeln?
Wenn Sie die drei obigen Fragen mit „JA“ beantworten können, dann sitzen wir im selben Boot – zumindest bis vor Kurzem.
Schon seit Jahren keimte immer wieder der Gedanke auf, ein Ausbildungsmanagement-System einzuführen. Fehlende Zeit neben dem Ausbildungsalltag sowie der aufwendige Einkaufsprozess schreckten uns jedoch immer wieder ab. Für das Jahr 2022 setzten wir das Thema jedoch wieder auf unsere Agenda, mit dem Ziel, zum Ende des Jahres mit einer Ausbildungsmanagement-Software arbeiten zu können.
Wir definierten im Team die Anforderungen an unser zukünftiges Tool, recherchierten nach geeigneten Anbietern am Markt und konnten teilweise auch Demo-Versionen unterschiedlicher Systeme testen.
Nachdem wir uns für einen Anbieter entschieden haben, folgte die intensive Zusammenarbeit mit unserer IT-Abteilung, den Experten für Datensicherheit sowie unserer Datenschutzbeauftragten. Auch unser Personalrat und die Jugend- und Auszubildendenvertretung wurden ins Boot geholt, ehe wir im nächsten Schritt das Ausbildungsmanagement-System final einkauften.
4 Features als Highlight des digitalen Tools zum Ausbildungsmanagement
Mit Hilfe unseres neuen Tools können wir eine Vielzahl unserer Aufgaben und Prozesse digital und automatisiert abbilden. Neben vielen praktischen und durchdachten Funktionen, sind diese vier Features unsere absoluten Highlights:
Versetzungsplanung
Mit dieser Funktion können wir die Einsätze unserer Auszubildenden und dual Studierenden planen und dabei Hoch- und Berufsschulzeiten, Seminare, aber auch Abteilungskapazitäten berücksichtigen sowie Überschneidungen in der Einsatzplanung vermeiden. Die Einsatzstationen werden automatisch an den nächsten Azubi-Einsatz erinnert und die zu vermittelnden Ausbildungsinhalte dabei aufgezeigt. Es bestehen außerdem Verknüpfungen zum Berichtsheft, den Feedbackbögen und zu den Unterweisungen. Das regelmäßig Erinnern aller Beteiligten an das Berichtsheft oder das Feedback-Gespräch zum Ende des Einsatzes entfallen somit für uns.
Feedbacktool
Zum Ende eines Einsatzes müssen unsere Ausbildungsbeauftragten in den Fachabteilungen zusammen mit den Auszubildenden und dual Studierenden ein Feedback-Gespräch führen. Mit Hilfe unserer neuen Software können wir die Feedbacks zu einem bestimmten Zeitpunkt anfordern und bei nicht fristgerechter Rückmeldung auch daran erinnern. Das alles erfolgt voll automatisch und erspart uns das manuelle Einpflegen von Wiedervorlagen und Erinnerungen. Der gesamte Feedback-Prozess wird in einem Workflow dargestellt, das Hin- und Herschicken von Feedbackbögen gehört somit der Vergangenheit an. Innerhalb des Systems gibt es eine Vielzahl an verschiedenen Vorlagen und Bewertungsskalen, jedoch kann auch der eigene schon bestehende Feedbackbogen übernommen werden.
Digitales Berichtsheft
Die Ausbildungsnachweise können ebenfalls digital geführt werden und ein durchdachter Workflow sorgt dafür, dass die Berichtshefte den verantwortlichen Ausbildungsbeauftragten der aktuellen Einsatzstation zur Freigabe vorgelegt werden. Automatische Erinnerungen weisen alle Beteiligten darauf hin, welche Berichte noch einzureichen sind, welche unter Umständen schon überfällig und welche Korrekturen in den Berichten noch vorzunehmen sind. Gerade das mehrfache Ausdrucken nach Korrekturschleifen entfällt und Papier wird gespart. Für die Vorlage bei der mündlichen Abschlussprüfung der IHK kann ganz einfach eine pdf-Datei generiert werden.
Ausbildungsfortschritt
Bisher haben wir den Ausbildungsfortschritt unserer Auszubildenden nicht wirklich überprüfen können. Durch Zuordnung der Ausbildungsinhalte aus der Ausbildungsverordnung auf einzelne Fachabteilungen, haben wir sichergestellt, dass nichts vergessen wird. Regelmäßiges Abhaken der sachlichen und zeitlichen Gliederung durch die Auszubildenden sollte uns helfen, den Überblick zu bewahren. Notenlisten mit den Berufsschulnoten sowie den Bewertungen aus den Feedbackgesprächen dokumentierten die Entwicklung der Auszubildenden. Nun können wir den Ausbildungsfortschritt mit einem Mausklick darstellen und haben somit die Möglichkeit, gezielte Unterstützung, wenn notwendig, anzubieten.
Rückblickend können wir jedem, der mit dem Gedanken spielt eine Ausbildungsmanagement-Software einzuführen, eine klare Empfehlung aussprechen. Wir sparen dadurch sehr viel Zeit und administrativen Aufwand, der viel sinnvoller in die Qualitätsverbesserung und Weiterentwicklung der Ausbildung und des Dualen Studiums investiert werden kann.
Die Autorin:
 Bildquelle: Bayerische Versorgungskammer |
Name: Daniela Lang
Position: Ausbildungsleitung und Referentin Personalentwicklung Ausbildungsberufe: Kaufmann/-frau für Büromanagement, Immobilienkaufmann/-frau Anzahl der Auszubildenden und dual Studierenden: 44 |
P.S. Um hier nicht einen Anbieter der Ausbildungsmanagementtools hervorzuheben, hat die Autorin den Anbieter des gewählten Tools bewusst nicht genannt. Eventuelle Fragen dazu dürfen aber direkt an die Autorin gestellt werden.
Sehe gut.