Das heutige Thema ist eines, welches fast in jeder meiner Online-Austausch-Runden unter Ausbildern aufkommt. Das habe ich nun zum Anlass genommen, für Sie einen Beitrag dazuzuschreiben.

Vorteile eines digitalen Ausbildungsmanagements

Aber warum überhaupt ein digitales Tool? Die Zeiten von Ausbildungsplänen als Worddatei oder unübersichtlichen Excel-Listen und holprigen Abläufen sind vorbei – zumindest sollten sie das sein. Ein professionelles Tool fürs Ausbildungsmanagement bringt nicht nur Struktur in Ihre Prozesse, sondern spart auch wertvolle Zeit. Gleichzeitig kommen Sie damit den Bedürfnissen der Generation Z und erst recht der kommenden Generation Alpha entgegen, die digitale Prozesse schlichtweg erwartet.

Ein paar weitere Gründe für ein digitales Tool sind:
– Zeitersparnis durch automatisierte Abläufe
– Transparenz für alle Beteiligten – auch für die Auszubildenden
– Professionalisierung der Ausbildung im eigenen Haus
– Steigerung Ihrer Attraktivität als Ausbildungsbetrieb

Sie können sich durch den Einsatz eines Tools nicht nur intern besser organisieren, sondern zudem nach außen als moderner Ausbildungsbetrieb positionieren.

Wann lohnt sich ein Tool?

Auch das wird oft gefragt. Meine Empfehlung: Spätestens ab ca. 5 bis 10 Auszubildenden lohnt es sich auf alle Fälle, über die Einführung eines Tools nachzudenken – insbesondere, wenn es mehrere Ausbildungsberufe oder Einsatzorte gibt. Je komplexer Ihre Ausbildung strukturiert ist, desto mehr profitieren Sie von einem digitalen Managementsystem. Aber auch für Unternehmen mit weniger Auszubildenden kann ein digitales Tool von Vorteil sein und Prozesse verbessern sowie die Ausbildungsattraktivität erhöhen. Das weiter unten genannte Tool APPRENTIO ist übrigens bei bis zu 5 Auszubildenden an einem Standort kostenfrei. Auch für einen Testlauf mit einem Ausbildungsberuf oder an einem Standort könnte sich diese free-Variante lohnen.

In 5 Schritten zum passenden Ausbildungstool

Was gilt es nun bei der Suche nach einem passenden Tool für das Ausbildungsmanagement zu beachten?

1. Bedarf klären

Folgende Fragen können vorab hilfreich sein, ohne gleich in die Details zu gehen.

Fragen zur Reflexion:
– Welche Herausforderungen habe ich aktuell in der Ausbildungsorganisation?
– Welche digitalen Prozesse würden mir den Alltag erleichtern?
– Wer in meinem Betrieb sollte in den Auswahlprozess einbezogen werden?

Bevor Sie sich auf die Suche nach Anbietern machen, nehmen Sie sich auf alle Fälle die Zeit, gemeinsam mit allen Beteiligten zu klären, welche Funktionen das Tool unbedingt haben muss – und was zusätzlich wünschenswert wäre. Unterteilen Sie in:
– Muss-Funktionen: unbedingt erforderlich
– Kann-Funktionen: nice-to-have

Erstellen Sie daraus einen Anforderungskatalog (Pflichtenheft) in Tabellenform. Folgende Funktionen können ein Anfang sein. Bitte sehen Sie diese als Anregung, die konkreten Wünsche können in Ihrem Fall andere sein.

Beispiele für Muss-Funktionen:
– Ausbildungsplanung (z.B. (automatische) Versetzungsplanung, Zuweisung der Ausbildungsinhalte lt. Ausbildungsordnung für jeden Beruf, Zieldefinition pro Abteilungseinsatz, Kalenderintegration in Outlook, Planung Urlaubs- wie Krankheitstage)
– Digitale Berichtsheftführung (z.B. Vorlage Kammer, eigene Vorlage, Freigabeprozesse, Kommentarfunktion, direkter Export zur Kammer)
– Beurteilungsfunktionen (z.B. individuell anpassbare Bögen, Kompetenzprofile, Auswertungen über Entwicklungsverlauf)
– Rechtevergabe für verschiedene Nutzergruppen (z.B. Feinjustierung auf Funktionen wie Nur-Lesen oder Schreiben)
– Automatische Erinnerungen (z.B. bei anstehenden Abteilungswechseln, fehlenden Berichtsheften, anstehenden Beurteilungen, Push-Nachrichten oder E-Mail-Reminder, benutzerdefinierte Erinnerungen)
– Auswertungen / Analysen
– Mobile App für unterwegs (z.B. mit Push-Nachrichten aufs Handy)
– DSGVO-Konformität (z.B. Datenspeicherung ausschließlich auf deutschen oder EU-Servern, Zugriffsschutz, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem Anbieter)

Mögliche Kann-Funktionen:
– Feedbackmöglichkeiten für Auszubildende (z.B. Azubis bewerten Abteilungseinsatz, anonyme Rückmeldungen, regelmäßige Abfragen)
– Projektmanagement-Tool für Azubi-Projekte
– Onboarding-Plattform
– Interner Chat (als Alternative zu WhatsApp)
– Lernplattform integriert für jeden Beruf
– Schnittstellen zu bestehenden Systemen (z.B. HR-Software)
– Digitale Unterschriftenfunktion

Tipp: Beziehen Sie nicht nur hauptamtliche Ausbilder mit ein, sondern auch ausbildende Fachkräfte und die Auszubildenden selbst. Wer täglich mit dem System arbeitet, sollte auch mitreden dürfen. Das steigert die Akzeptanz.

2. Tool-Recherche starten

Sind die Anforderungen klar, beginnt die Suche nach einem konkreten Tool zum Ausbildungsmanagement. Hier einige Recherchewege:

– Google-Suche nach „Tool Ausbildungsmanagement“
– Besuch von Messen (z.B. Zukunft Personal, didacta, DALK)
– Austausch mit anderen Ausbildungsbetrieben über eigene Netzwerke, Verbände, Foren etc.: Wer nutzt was – und wie zufrieden sind diese?

Drei Tools, bei denen sich ein genauer Blick auf alle Fälle lohnt, sind:

– APPRENTIO
– Azubi-Navigator
– Talent2Go*

Dies ist eine Empfehlung zur ersten Orientierung von mir, die auf keinen Fall abschließend zu sehen ist. Es gibt inzwischen eine Vielzahl an Tools auf dem Markt, die sicher auch – je nach Bedarf – erfolgreich eingesetzt werden können.

*Normalerweise arbeite ich ja nicht mit Affiliatelinks. Der Link bei Talent2Go verlinkt allerdings auf einen Affiliatelink, mit dem Sie 15 % Rabatt auf Ihren Angebotswert bei Talent2Go erhalten.

3. Tools testen

Wenn zwei oder drei Tools in der engeren Auswahl sind, testen Sie diese unbedingt. Fragen Sie nach einer Demoversion oder einer Live-Präsentation. Prüfen Sie dabei:

– Deckt das Tool die Anforderungen Ihres Pflichtenhefts ab?
– Wie benutzerfreundlich ist es?
– Können sich auch ausbildende Fachkräfte und Auszubildende gut zurechtfinden?

Binden Sie Ihr Team ein! Nur wenn alle später gut damit arbeiten können, ist das Tool wirklich ein Gewinn.

Und klar, die Betrachtung der Kosten darf natürlich auch nicht vergessen werden.

4. Mitbestimmung beachten

Nicht vergessen: Wenn es einen Betriebsrat gibt, muss dieser gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz in die Einführung eines Tools zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle einbezogen werden. Die frühzeitige Abstimmung erspart hier viele spätere Diskussionen.

5. Einführung planen

Die Entscheidung für ein Tool ist getroffen? Dann gilt es, die Einführung des digitalen Ausbildungstools zu planen. Denn auch diese benötigt durchaus ihre Zeit. Die Etablierung der neuen Prozesse darf hier nicht vergessen werden. Planen Sie diese Zeit zu Beginn ausreichend ein für:

– Dateneingabe/Einspielen der vorhandenen Daten und Umstellung bestehender Prozesse
– Kleine Workshops zur Einführung der Nutzer (intern oder durch den Anbieter)
– Kommunikation sowie Austausch im Nutzerteam

Extra-Tipp: Warum nicht ein Azubi-Projekt daraus machen?

Die Auswahl und Einführung eines Tools eignet sich übrigens hervorragend als Projektarbeit für Ihre Auszubildenden. So binden Sie die Zielgruppe direkt ein, fördern Projektkompetenz – und sparen eigene Ressourcen.

Fazit: Struktur statt Zettelwirtschaft

Ein gutes Tool fürs Ausbildungsmanagement bringt Struktur, spart Zeit und hilft Ihnen, sich als moderner Ausbildungsbetrieb zu positionieren. Die Auswahl ist zwar groß – aber mit einem klaren Anforderungskatalog und einem strukturierten Vorgehen finden Sie das Tool, das wirklich zu Ihrem Betrieb passt.

Viel Erfolg!

(Bild: Pixabay)
Hinweis: Bei der Formulierung dieses Blogs hat mich wieder ChatGPT unterstützt.