„Der Ausbildungsvertrag ist unterschrieben – und jetzt?“ Die neuen Auszubildenden haben zugesagt, der Ausbildungsbeginn liegt aber noch mehrere Wochen oder sogar Monate entfernt. Gerade in Zeiten eines angespannten Ausbildungsmarktes ist diese Phase besonders wichtig. Denn auch nach der Vertragsunterschrift kann sich ein Auszubildender noch umentscheiden.

Daher lohnt es sich, die Zeit bis zum Ausbildungsstart aktiv zu nutzen. Dabei müssen es keine aufwendigen Maßnahmen sein. Oft reichen schon wenige, gut geplante Kontaktpunkte aus, um Vertrauen aufzubauen, Vorfreude zu wecken und die Bindung zum Unternehmen zu stärken.

Warum Preboarding heute wichtiger ist denn je

Preboarding ist ein wenig wie das Wachsen einer frisch gesetzten Pflanze. Die Entscheidung für den Ausbildungsplatz wurde bereits getroffen, aber die Wurzeln sind noch nicht fest verankert.

Gerade die Generation Z und auch die Generation Alpha wünschen sich regelmäßige Informationen, persönliche Ansprechpartner und einen authentischen Einblick in den zukünftigen Ausbildungsalltag.

Die gute Nachricht: Digitale Möglichkeiten machen dies heute einfacher als noch vor wenigen Jahren. Daher gehe ich in diesem Beitrag speziell auf die digitalen Möglichkeiten des Preboardings ein.

1. Messenger-Gruppen für den unkomplizierten Austausch

Messenger-Dienste gehören weiterhin zum Alltag (nicht nur) junger Menschen. Ob WhatsApp, Signal oder andere datenschutzkonforme Lösungen – eine gemeinsame Gruppe kann helfen, den Kontakt aufrechtzuerhalten.

Dort können Sie beispielsweise:
– kurze Videos teilen
– zukünftige Ausbilder vorstellen
– Einblicke in Projekte geben
– Fragen der neuen Auszubildenden beantworten
– auf Veranstaltungen aufmerksam machen

Wichtig ist dabei, die Gruppe nicht mit Informationen zu überladen. Qualität ist hier wichtiger als Quantität.

2. Virtuelle Kennenlern-Termine anbieten

Nicht jeder Betrieb kann vor Ausbildungsbeginn Präsenzveranstaltungen organisieren. Ein kurzes digitales Treffen kann hier eine gute Alternative sein.

Mögliche Inhalte:
– Kennenlernen der Ausbilder
– Austausch mit aktuellen Auszubildenden
– Fragerunden
– kleine Quizformate
– Einblicke in den Unternehmensalltag

Ich beobachte häufig, dass besonders der Austausch mit aktuellen Azubis sehr gut ankommt. Die zukünftigen Auszubildenden erhalten dadurch ehrliche Einblicke und können Fragen stellen, die sie vielleicht einem Ausbilder nicht direkt stellen würden.

3. Digitale Preboarding-Portale nutzen

Viele Unternehmen verfügen heute bereits über digitale Lösungen im Rahmen des Ausbildungsmanagements, die sich auch für das Preboarding einsetzen lassen. Ganz einfach kann das auch ein Bereich in Microsoft Teams, SharePoint oder dem Intranet sein. Dort können Sie Videos, Checklisten, Ansprechpartner, wichtige Termine oder häufige Fragen bereitstellen. Der Vorteil: Alle Informationen sind an einem Ort gebündelt und für die neuen Auszubildenden jederzeit abrufbar.

4. Social Media gezielt einsetzen

Nutzen Sie als Unternehmen Social Media bereits aktiv? Dann kann es sinnvoll sein, auch die dort vorhandenen Gruppenfunktionen für das Preboarding einzusetzen.

Dabei sollten Sie sich jedoch immer fragen:
– Ist die Plattform für diesen Zweck geeignet?
– Entspricht die Nutzung Ihren Datenschutzvorgaben?
– Nutzen die zukünftigen Auszubildenden diesen Kanal tatsächlich?

Die Inhalte unterscheiden sich dabei kaum von einer Messenger-Gruppe. Entscheidend ist dabei weniger die Plattform selbst als die Regelmäßigkeit des Kontakts.

5. Kleine Lernimpulse statt großer Schulungen

Viele Betriebe stellen bereits vor Ausbildungsbeginn erste Lernangebote bereit. Hier empfehle ich jedoch Augenmaß.

Niemand möchte vor dem ersten Ausbildungstag bereits das Gefühl haben, Prüfungen bestehen zu müssen.

Sinnvoll können sein:
– kurze Videos zu Unternehmenswerten
– Sicherheitsinformationen
– Einblicke in typische Tätigkeiten
– freiwillige Auffrischungen in Mathematik oder Deutsch
– kleine Selbstchecks zur Vorbereitung

Weniger ist hier oft mehr.

6. KI beim Preobarding nutzen

Vielleicht fragen Sie sich: Kann künstliche Intelligenz auch beim Preboarding unterstützen?

Tatsächlich gibt es inzwischen Unternehmen, die mit KI-Assistenten arbeiten. Technisch könnte dies beispielsweise über ein eigenes GPT in ChatGPT oder ein Gem in Gemini umgesetzt werden. Dort lassen sich wichtige Informationen zum Ausbildungsstart hinterlegen, sodass neue Auszubildende dort jederzeit Fragen stellen können.

Beispielsweise zu Themen wie:
– Arbeitszeiten
– benötigte Unterlagen
– Arbeitskleidung
– Ansprechpartner
– Ablauf der ersten Ausbildungstage

Persönliche Ansprechpartner werden dadurch natürlich nicht ersetzt. Für wiederkehrende organisatorische Fragen kann dies jedoch eine interessante Ergänzung sein.

Preboarding-Maßnahmen geben Sicherheit

Digitale Preboarding-Maßnahmen sind kein Selbstzweck. Sie helfen dabei, Sicherheit zu geben, Fragen zu beantworten und eine erste emotionale Bindung aufzubauen.

Dabei müssen Sie nicht alle Möglichkeiten gleichzeitig nutzen. Entscheiden Sie sich lieber für ein oder zwei Maßnahmen, die zu Ihrem Unternehmen passen und die Sie regelmäßig umsetzen können. Und vergessen Sie die analogen Möglichkeiten nicht. Viel Erfolg!

Noch mehr Tipps zu analogen Möglichkeiten finden Sie übrigens in meinem Buch Auszubildende erfolgreich ausbilden: 44 Tipps zur Azubibindung.

P.S. Dieser Blogbeitrag baut auf einer meiner Podcastepisoden von Anfang 2025 zum Thema digitales Preboarding in der Ausbildung auf. Er wurde ergänzt und aktualisiert. Bei der Formulierung hat mich wieder ChatGPT unterstützt.
(Bild: ChatGPT)